Tata Kelola Arsip Perkara di Pengadilan Agama

Sebuah Usaha Mendokumentasi Ilmu Pengetahuan Dari Sebuah Putusan

Disusun : Oleh Usman Ahmad S.Ag.,M.H.

1. PENDAHULUAN

Keberadaan arsip dalam suatu organisasi di lingkup pemerintah maupun swasta memiliki peran penting yaitu sebagai alat komunikasi dan sekaligus sebagai bukti suatu kegiatan yang dilakukan secara langsung. Arsip yang dihasilkan dari kegiatan tersebut menciptakan berbagai macam bentuk seperti tekstual, foto, video rekaman suara, dan lain lain sesuai dengan kegiatan yang telah dilakukan. Arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam suatu organisasi, oleh karena itu menjaga keawetan daur hidup sebuah arsip dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta permusnahannya sangat diperlukan alur penataan yang baik dan benar untuk menangani arsip.

Definisi arsip secara etimologi kata arsip berasal dari Bahasa Inggris “archive” yang berarti kumpulan dokumen. Sedangkan secara terminologi sebagai mana tercantum dalam Undang Undang Nomor 43 tahun 2009, menyebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk  dan media sesuai dengan perkembangan tehnologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, dan lembaga lainnya.

Sementara itu, menurut Undang Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip adalah sebagai berikut :

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Menurut Agus Sugiarto, pegertian arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan, agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Pada umumnya orang berpendapat bahwa bidang kearsipan termasuk kearsipan perkara merupakan suatu pekerjaan yang mudah sehingga kurang mendapat perhatian, bahkan dikerjakan oleh pegawai yang tidak mempunyai keahlian tentang kearsipan, yakni pegawai yang mendapatkan hukuman atau menjelang pensiun atau calon pegawai negeri sipil, bahkan ruangan yang digunakan juga tidak representatif, kurang percahayaan dan lembab, sehingga ruang arsip terskesan pengap dan berdebu, image yang demikian tidak lain karena kurangnya perhatian bagi sementara pejabat terhadap bidang kearsipan. Padahal bidang kearsipan merupakan suatu bidang yang tidak kalah pentingnya dibandingkan dengan bidang-bidang yang lainnya, karena kearsipan yang baik dapat dijadikan sumber ilmu, ingatan dan rujukan dikemudian hari.

Sebagai dampak dari semakin majunya proses administrasi dan pentingnya peran kearsipan maka diperlukan petugas arsip yang professional, sehingga diperlukan pelatihan kearsipan dalam hal ini kearsipan perkara. Tugas bidang kearsipan perkara bukanlah tugas yang ringan sehingga memerlukan penanganan yang serius.

Adanya arsip sebagai sumber informasi perlu diperhatikan dalam upaya untuk menjaga keutuhan nilai informasi yang terkandung dalam arsip dan menghindari arsip dari berbagai faktor ancaman yang dapat merusak arsip, usaha untuk menjaga keutuhan informasi dan bentuk fisik arsip disebut preservasi. Preservasi adalah upaya untuk mencegah hilangnya nilai informasi dari arsip, oleh karena itu diperlukan aktivitas-aktivitas untuk menjaga dan merawat arsip-arsip tersebut (Maziyah, 2005:25).

Berhubungan dengan nilai informasi yang terkandung dalam arsip sangat penting, maka Pengadilan Tinggi Agama dan Pengadilan Agama seluruh Indonesia memerlukan suatu kegiatan atau usaha untuk merawat serta menyelamatkan fisik arsip. Salah satu yang bertanggungjawab terhadap pengelolaan arsip di Pengadilan Agama adalah Panitera Muda Hukum yang mempunyai tugas  melaksanakan penataan arsip berkas perkara. Untuk menertibkan kearsipan perkara, perlu diberikan petunjuk tentang pembenahan dan penataan berkas perkara dalam lingkungan Pengadilan Tinggi Agama dan Pengadilan Agama di seluruh Indonesia

Selain hal tersebut, dengan semakin pesatnya perkembangan zaman, tidak dapat dipungkiri bahwa teknologi juga ikut berkembang pesat. Pada kenyataannya, perkembangan teknologi justru memberikan dampak yang sangat signifikan bagi manusia, salah satunya yang merambah kedalam dunia administrasi.

Sebagai salah satu lembaga tinggi negara, Mahkamah Agung  merespons perkembangan zaman dengan menyesuaikan tatakelola kerja tradisional dengan tatakelola kerja berbasis digital. Salah satu contoh  nyata implementasi kemajuan teknologi adalah dalam hal pengarsipan berkas. Perkembangan teknologi menyebabkan peralihan dari tradisi pengarsipan yang berbasis kertas (paper based) menjadi arsip digital yang pada umumnya berbasi cloud.

B. RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan uraian latar belakang masalah di atas, penulis ingin menitikberatkan pembahasan mengenai Bagaimana penerapan tata kelola arsip di Pengadilan Agama sebagai usaha untuk mendokumentasikan putusan?

C. PEMBAHASAN

1. Berkas Perkara.

Berbicara tentang arsip perkara akan sangat erat kaitannya dengan berkas perkara, sebagai dasar pembahasan maka perlu terlebih dahulu di uraikan tentang berkas perkara sebagai landasan pembahasan tentang arsip perkara, berkas perkara terdiri dari dua jenis yaitu secara umum berkas perkara dapat di bedakan menjadi 2 (dua) jenis yaitu:

1. Berkas perkara yang masih berjalan (aktif)

Berkas perkara yang masih berjalan adalah berkas perkara yang sudah selesai diputus atau diadili oleh Pengadilan, belum dapat di golongkan sebagai arsip karena masih terdapat penyelesaian administrasi perkara yang belum selesai, misalnya masih dalam proses upaya hukum banding, kasasi, atau peninjauan kembali, begitu juga terhadap perkara yang telah mempunyai kekuatan hukum tetap tetapi belum eksekusi, demikian pula perkara cerai talak yang belum dilakukan sidang penyaksian ikrar talak, berkas perkara ini masih merupakan berkas perkara yang masih berjalan. Dengan demikian maka karena berkas perkara yang masih berjalan ini masih merupakan penyelesaian administratif, berkas ini disimpan oleh meja pertama oleh Panitera Muda Gugatan atau Panitera Muda Permohonan.

2. Arsip berkas perkara (tidak aktif).

Arsip berkas perkara tidak inaktif (sudah final) yaitu berkas perkara yang telah mendapat penyelesaian secara tuntas, diserahkan dan disimpan oleh Panitera Muda Hukum. Demikian juga halnya berkas perkara yang meskipun belum ada penyelesaian secara tuntas akan tetapi dalam tanggung jawab yang cukup yang bersangkutan tidak minta penyelesaian ( Eksekusi ) harus diserahkan kepada Panitera Muda Hukum sebagai arsip berkas perkara. Apabila ternyata dikemudian hari yang bersangkutan minta eksekusi maka meja  pertama meminta berkas perkara tersebut pada Panitera Muda Hukum.

2. Pengarsipan Berkas Perkara

Pasal 283 HIR mengemukakan bahwa segala keputusan-keputusan selalu harus tinggal tersimpan dalam persimpanan surat arsip di Pengadilan, dan tidak dapat dipindahkan kecuali dalam hal-hal dan menurut cara yang diatur dalam undang-undang. Sedangkan menurut Undang Undang Peradilan Agama, yang bertanggung jawab dalam pengurusan arsip berkas perkara adalah Panitera, dalam hal ini ialah sub Kepaniteraan Hukum.

Untuk membahas tentang Pengarsipan berkas perkara secara umum dapat di uraikan kedalam beberapa poin sebagai berikut:

1. Secara umum, setelah berkas perkara diminutasi, yang dalam hal ini Penanggung Jawab minutasi adalah Ketua Majelis dan sebagai pelaksana minutasi adalah Panitera atau Panitera Pengganti melakukan kegiatan minutasi berupa: menghimpun berkas perkara, menyampul berkas perkara, menjahit berkasperkara, menyegel berkas perkara, dan menandatangankan atau memarafkan sampul berkas perkara kepada penanggung jawab minutasi (Ketua Majelis).
2. Kemudian setelah berkas perkara selesai diminutasi dan diparaf oleh Ketua Majelis, Panitera atau Panitera Pengganti menyerahkan berkas tersebut kepada Panitera Muda Gugatan/Panitera Permohonan sesuai dengan jenis perkara.
3. Kemudian Panitera Muda Gugatan/Panitera Muda Permohon memeriksa kelengkapan berkas perkara tersebut untuk kemudian mengklasifikasi apakah perkara tersebut aktif atau tidak aktif dan selanjutnya melakukan penyimpanan berkas perkara yang masih berjalan dan masih memerlukan penyelesaian akhir.
4. Setelah berkas perkara sudah selesai dengan tuntas (berkekuatan hukum tetap) dan tidak memerlukan penyelesaian akhir, selanjutnya Panitera Muda Gugatan/Permohonan menyerahkan berkas perkara yang sudah tidak aktif tersebut kepada Panitera Muda Hukum, dengan membuat berita acara penyerahan berkas perkara yang telah berkekuatan hukum tetap kepada Panitera Muda Hukum.
5. Kemudian Panitera Muda Hukum mengelompokkan arsip perkara sesuai kelompoknya yaitu Perkara gugatan dan perkara permohonan. Selanjutnya setelah diklasifikasi, Panitera Muda Hukum melakukan alih media dengan cara menscan berkas perkara ke dalam format pdf dan kemudian memasukkan ke server untuk disimpan sesuai dengan nomor urutan perkara dan tahunnya pada folder yang telah tersedia dan mengupload file berkas perkara tersebut ke SIPP.
6. Selanjutnya setelah berkas perkara selesai dialih media/scan berkas perkara tersebut disimpan di rak arsip.
   
   3. Tahapan-tahapan dalam Penataan Arsip

Tahap pertama.

1. Memisahkan berkas perkara yang masih berjalan dengan arsip berkas perkara;
2. Berkas perkara yang masih berjalan, dikelola oleh Kepaniteraan Gugatan/Permohonan dengan cara:

- Berkas disimpan dalam Boks atau Sampul dan ditempatkan diatas rak atau lemari dengan berurut, vertical atau horizontal.

- Tiap Boks atau Sampul diberi label

- Nomor Urut Boks/sampul

- Tahun perkara

- Jenis Perkara (gugatan/Permohonan/Pembagian harta diluar sengketa)

- Tingkat penyelesaian.

Tahap Kedua

Panitera muda hukum menyempurnakan penataan arsip berkas perkara tersebut dengan cara:

1. Membuat daftar isi dalam kertas tersendiri yang ditempatkan di dalam sisi kiri Boks
2. Dilanjutkan dengan memisah-misahkan berkas tersebut menurut klasifikasi perkaranya, Tiap klasifikasi atau boks tersendiri. Bila sedikit dapat disatukan dalam satu boks dan antara klasifikasi yang satu dengan lainya dibuat penyekat yang menonjol ke atas dan bertuliskan keterangan klasifikasi dan susunannya menurut nomor urut klasifikasi dari kid ke kanan.
3. Boks ditempatkan di rak atau lemari dan diusahakan ditempatkan dalam ruangan khusus untuk menjamin keamanannya (dilengkapi dengan denah ruangan khusus tersebut)
4. Setiap Rak Lemari dibuat Daftar isi Rak (DIR) atau daftar isi Lemari. (DIR).
5. Arsip yang telah tertata rapi tersebut dapat digunakan oleh hakim, Jaksa, Polisi Dosen, Mahasiswa, peneliti, atau Masyarakat Umum yang memerlukan.

Untuk itu harus disediakan tempat khusus untuk membaca dan diawasi dalam pelaksanaannya.

Tahap Ketiga.

Pada tahap ini merupakan tahap penghapusan arsip yang sudah sampai masanya lebih kurang 30 tahun untuk dihapus. Untuk  tahap ini dilakukan sebagai berikut;

a. Memisahkan berkas perkara yang sudah sampai masanya untuk di hapus.

b. Berkas disortir untuk memisahkan berkas perkara yang mempunyai nilai sejarah yaitu;

- Berkas perkara yang putusannya/vonisnya.

- Masih tulisan tangan.

- Dalam bahasa belanda.

- Dalam bahasa Daerah atau menggunakan huruf daerah asli.

- Berkas yang mengadili suatu perkara khusus dan mempunyai dampak dampak luas, baik segi daerah maupun Nasional

c. Arsip berkas perkara yang mempunyai nilai sejarah, penataannya dapat dilakukan dengan cara:

- Tetap disimpan dalam boks/sampil khusus, untuk itu dan ditempatkan dalam lemari/Rak.

- Dibundel tersendiri secara baik dan rapi.

d. Arsip berkas perkara yang akan dihapus, maka dibentuk panitia penghapusan, dan dalam pelaksaannya dibuat  Berita Acara Penghapusan Terhadap berkas perkara yang dihapus, sebaiknya putusan tidak ikut dihapus,  tetapi dibundel menjadi suatu buku dan tetap disimpan

4. Penanganan Arsip Putusan yang Hilang

Kemungkinan hilangnya arsip putusan/penetapan Pengadilan telah diantisipasi dengan diterbitkannya Undang Undang Nomor 22 Tahun 1952, dengan cara-caranya sebagai berikut :

1. Apabila masih ditemukan salinan/turunan putusan/penetapannya, maka salinan sah tersebut disimpan sebagai surat asli;
2. Apabila di Pengadilan tidak ditemukan turunannya, maka diminta kepada pihak-pihak yang memiliki salinan putusan/penetapan tersebut untuk diserahkan kepada Pengadilan dengan suatu surat perintah;
3. Yang bersangkutan dapat diberi turunan sah dari turunan sah tersebut;
4. Apabila ia menolak untuk menyerahkan salinan sah tersebut, maka ia dapat dijatuhi pidana penjara maksimal 4 bulan 2 minggu, dan perbuatan/tindakan tersebut merupakan tindak kejahatan;
5. Apabila salinan resmi tidak ditemukan lagi, maka dibuat salinan/turunan diktum/amar putusan/penetapan yang ada pada Berita Acara Sidang;
6. Apabila BAS pun tidak ditemukan, maka dicari dari register perkara dan dibuatkan turunan diktum putusan/penetapan yang ada pada register tersebut;
7. Kehilangan tersebut harus dinyatakan dalam suatu surat keterangan yang sudah dibuat oleh seorang Hakim dan Panitera yang menjatuhkan putusan tersebut;
   
   Arsip Digital

Arsip Digital adalah arsip elektronik yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik. Berbicara tentang arsip elektronik tidak akan lepas dari teknologi informasi. Teknologi informasi adalah teknologi untuk mengolah, menyimpan, menemu kembali, menyebarkan, dan mendayagunakan informasi numeric, tekstual, audio, dan citra dengan bantuan mikro-elektronik. Istilah teknologi informasi identik dengan komputer, teknologi informasi (Information Technology) adalah teknologi yang memanfaatkan komputer sebagai perangkat utama untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat. Sebagaimana disebutkan dalam Surat Keputusan Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama Nomor 1465/Hk.05/IX/2023 tentang Petunju Administrasi Perkara Secara Elektronik. Selain itu disebutkan pula pada Instruksi Direktur Jenderal Badan Peradilan Umum Nomor 3102/DJU/SK/HM 02.3/9/2019, Tentang Pengelolaan Backup data Register, Arsip perkara secara elektronik.

1. Kelebihan Arsip Perkara Digital

Adapun diantara kelebihan pengelolaan arsip elektonik antara lain:

1. Proses pencarian/temu balik dokumen lebih cepat, tanpa harus meninggalkan meja kerja.
2. Kemungkinan file akan hilang sangat kecil, karena arsip elektronik hanya dapat dilihat di layar monitor atau dicetak tanpa dapat mengubahnya.
3. Menghemat tempat penyimpanan karena menggunakan media penyimpanan elektonik.
4. Kerusakan dokumen arsip elektronik dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.
5. Berbagi dokumen dapat dilakukan secara mudah dengan memanfaatkan teknologi internet dan LAN.
6. Keamanan terjaga, karena arsip elektronik dapat di protect atau password sesuai keinginan pengelolanya, maka orang lain yang tidak mempunyai otoritas tidak dapat untuk mengaksesnya.
7. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan cara memback-up data kedalam media penyimapanan yang compatible.
8. 
   
   b. Kendala dalam pengelolaan arsip elektronik antara lain:
   1. Membutuhkan Budaya manusia yang berkompeten dibidang kearsipan dan teknologi Informasi.
   2. Kemungkinan kerusakan file dapat terjadi setiap saat, misalnya server terserang oleh virus atau file terhapus secara permanen kerena tidak sengaja.
   3. Adanya kemungkinan untuk dimanipulasinya file apabila proteksi tidak kuat.
   4. Terkadang media penyimpanan file tidak comfortable/support dengan teknologi informasi baru atau software pengelolaan arsip terbaru.
      
      c. Arsip Digital di SIPP

Arsip elektronik  yang tersedia pada SIPP merupakan salah satu bentuk transformasi arsip berkas perkara yang sudah inkracht dalam bentuk digital sehingga dapat ditata, dikelola, dan diawasi dengan lebih mudah. Fitur sebut juga menampilkan informasi lengkap seputar arsip berkas perkara tersebut, mulai dari nomor perkara, nomor ruang, nomor rak lemari, tanggal masuk, bahkan hingga status berkas perkara tersebut.

 

Arsip berkas perkara digital pada SIPP ini berbasiscloud dan terpusat pada server lokal satuan kerja. Pemusatan arsip secara digital ini memudahkan arsiparis untuk menata, mengelola, dan mencari berkas perkara yang  dimaksud. Hanya dengan mengetik nomor perkara yang dimaksud pada kolom kata kunci, SIPP akan menampilkan daftar arsip berkas perkara yang sudah diunggah.

MASUKKAN NOMOR PERKARA

KLIK “SEARCH”

Selain pemusatan dokumen yang dapat mempermudah arsiparis dalam mengelola berkas perkara yang dimaksud, arsip perkara secara elektronik juga dapat memudahkan arsiparis dalam mengarsipkan berkas perkara.Tahapan dalam melakukan arsip berkas perkara secara digital adalah sebagai berikut :

1. Berkas perkara yang sudahinkracht atau berkekuatan hukum tetap di-scan terlebih dahulu dalam format .pdf.
2. Setelah berkas perkara di-scan, klik “TambahArsip”
   KLIK “TAMBAH ARSIP”
3. Setelah itu, input nomor ruang, nomor rak, nomor tingkat, nomor boks, nomor perkara,tanggal masuk, staf yang menyerahkan dan menerima, serta status berkas perkara.

MASUKKAN DATA KELENGKAPAN BERKAS PERKARA

 

D. KESIMPULAN

Berdasarkan pembahasan di atas penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa tata kelola arsip perkara merupakan kegiatan mendokumentasikan produk pengadilan mulai dari proses pendaftaran hingga menjadi sebuah produk yang menjawab permasalahan yang yang di ajukan oleh masyarakat kepada pengadilan. Dokumentasi tersebut sangat berguna sebagai bukti kinerja Pengadilan dalam menangani perkara sehingga memerlukan keseriusan dalam pengelolaanya.

Pengelolaan arsip perkara di Pengadilan Agama di dasarkan pola bindalmin yang telah diperbaharui Surat Keputusan Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama Nomor 1465/Hk.05/IX/2023 tentang Petunju Administrasi Perkara Secara Elektronik.

DAFTAR PUSTAKA:

Ditjen Badilag MARI, Penerapan dan Pelaksanaan Pola Pembinaan dan Pengendalian Administrasi Kepaniteraan Pengadilan Agama dan Pengadilan Tinggi Agama;

Instruksi Direktur Jenderal Badan Peradilan Umum, Nomor 3102/DJU/SK/HM.02.3/9/2019;

Optimalisasi Pengelolaan Arsip Perkara di Pengadilan Agama Purwodadi oleh M. Ubayu Rikza, https://pa-purwodadi.go.id/index.php/26-halaman-depan/artikel/244-optimalisasi-pengelolaan-arsip-perkara-di-pengadilan-agama-purwodadi;

Pasal 1 ayat (1) UU Nomor 22 Tahun 1952;

Pasal 1 ayat (2) Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan;

Pasal 1 ayat (10) Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan;

Pasal 101 ayat (1) dan (2) Undang-undang Nomor 7 tahun 1989 Tentang Peradilan Agama;

Surat Keputusan Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama Nomor 1465/Hk.05/IX/2023 tentang Petunju Administrasi Perkara Secara Elektronik;